3 raisons de digitaliser votre direction immobilière

Où en êtes-vous de la digitalisation de votre direction immobilière aujourd’hui ?

Dans un contexte d’instabilité des marchés et d’inflation, la part de l’immobilier dans le budget des entreprises devient critique. La hausse des coûts de l’énergie ou des matières premières impacte directement la manière de gérer et d’optimiser son parc immobilier pour maîtriser son budget.

Mais que veut dire exactement « Digitaliser sa fonction immobilière »?

Quels sont les enjeux de la digitalisation de la fonction immobilière et pourquoi il ne faut pas s’arrêter à Excel ?

Les réponses à ces questions dans cet article !

Digitaliser le patrimoine immobilier de son entreprise

La digitalisation impacte l’intégralité de la chaîne de valeur du bâtiment, de sa conception jusqu’à son utilisation. Des capteurs de mesure jusqu’aux logiciels de gestion.

Que vous soyez directeur ou directrice immobilier, asset manager ou property manager vous faites face quotidiennement à des problématiques d’accroissement du volume de données à traiter.

Chaque jour, de nouvelles données sont créées et accessibles, générées par un nombre toujours plus croissant de capteurs, d’objets connectés ou encore de systèmes d’informations toujours plus complets et complexes.

Aujourd’hui il est primordial de maîtriser et d’exploiter ces données au service de la performance :

• Données financière
• Données énergétique
• Données d’exploitation

Poussée par l’analyse de la data énergétique et les nouvelles organisations du travail, la digitalisation des directions immobilières accélère et des solutions spécialisées émergent.

Quels sont les bénéfices de la digitalisation ?

• Facilité et rapidité d’exécution des processus pour guider et anticiper vos prises de décisions.
• Amélioration de la productivité et gain de temps au quotidien.
• Sécurité et fiabilité des données grâce à des outils 100% collaboratifs.

Vous l’avez compris, la digitalisation des parcs immobiliers est déjà en marche. Les directions immobilières se doivent de l’intégrer dans leur organisation si elles souhaitent maximiser la rentabilité de leur portefeuille.

Pour cela, les gestionnaires immobiliers doivent s’équiper de solutions métier collaboratives et centralisées qui leur permettront de faire face à la multiplication exponentielle des données à intégrer dans leurs prises de décisions.

Des outils métiers pour aller plus loin qu’Excel

La digitalisation de la fonction immobilière dans les entreprises s’inscrit dans un mouvement de fond global de toute l’économie. A l’échelle de l’entreprise, la digitalisation n’a de sens que si elle est également globale et intègre tous les métiers.

Les données doivent être croisées, partagées entre les services pour en exploiter le plus de valeur possible.

Vous utilisez très certainement Excel ou un autre logiciel du même type au quotidien pour la gestion de votre parc immobilier, ce sont en effet des outils formidables et indispensables pour beaucoup d’entre-nous.

Mais ils atteignent cependant rapidement leurs limites et peuvent être source d’erreurs.

1. Centralisez toutes vos données dans un outil de pilotage unique.

Quand le parc immobilier de votre entreprise s’agrandit, que sa composition se diversifie entre propriété et location, différents types de baux, de locaux, il devient très complexe et coûteux de maintenir un suivi continu pour éviter les dérives.

Heureusement des solutions existent et vous permettront de piloter l’ensemble de vos actifs en quelques clics.

Choisir une solution SaaS hébergée dans le cloud vous assure d’avoir un accès centralisé et accessible facilement par vos équipes.

Une base de données partagées pour mieux collaborer.

Un logiciel de gestion de parc immobilier comme GAC Immo Fleet vous permet de paramétrer facilement et précisément les accès de vos collaborateurs. Ainsi, chaque intervenant sur votre portefeuille pourra mettre à jour les informations le concernant.

Toute votre équipe travaille ainsi avec les mêmes données, mises à jour en continu et sécurisées. Le risque d’erreur est fortement réduit, vos prises de décisions sont correctement orientées.

Valorisez les données déjà existantes de votre parc immobilier.

Votre immobilier regorge de données mais trop souvent elles sont inexploitables : perdues dans plusieurs tableaux excel par exemple, soit encore sur papier !

La centralisation de votre patrimoine dans un outil unique présente l’avantage de réunir des données qui auparavant n’ont jamais été réellement exploitées ensemble.

Ainsi, les indicateurs de performances qui résultent de l’exploitation et du croisement de ces données vous permettront de suivre très finement les performances de votre parc.

Les tableaux de bord que proposent ces outils de gestion de parc immobilier d’entreprise vous font gagner un temps précieux dans l’analyse des données et dans le pilotage de vos actifs :

• Coût total
• Répartition des coûts
• Evolution des consommations d’énergie
• Coût par m²

De nombreux indicateurs sont accessibles en quelques clics et vous renseignent immédiatement de l’évolution et de l’état de votre parc.

2. Connectez tous vos flux pour aller plus loin

En vous équipant de solutions digitales pour votre direction immobilière vous avez très souvent la possibilité de connecter directement vos différents flux d’informations :

• Fournisseurs d’énergies
• Prestataires de maintenance
• Sociétés d’entretiens
• etc…

Des avantages nombreux

Les avantages à connecter vos fournisseurs et prestataires dans un logiciel unique sont nombreux :

1. Amélioration de l’efficacité et de la rapidité des processus de gestion en permettant l’intégration et l’échange de données entre vos différents logiciels.
2. Augmentation de la précision et de la fiabilité des informations en offrant un accès en temps réel à des données à jour.
3. Réduction des coûts en supprimant la nécessité de saisir manuellement les données dans chaque application.
4. Meilleure collaboration entre les différentes équipes et parties prenantes grâce à une communication fluide et transparente des informations.

3. Anticipez la règlementation et les nouvelles méthodes de travail.

Un logiciel de pilotage de parc immobilier peut vous aider à anticiper la législation en vous fournissant des informations et des alertes en temps réel sur les évolutions législatives liées au patrimoine immobilier de votre entreprise.

Il peut également vous aider à suivre les différents délais et obligations légales liées à l’exploitation de votre parc immobilier, ainsi vous réduisez le risque d’oublis ou d’erreurs dans le traitement de vos actifs. C’est notamment le cas de GAC Immo Fleet qui vous alerte en temps réel de l’imminence des prochaines échéances de vos baux et de leur réindexation automatique auprès de l’INSEE ou encore vous accompagne dans le suivi de vos biens assujettis au dispositif Eco Energie tertiaire.

De plus, ce type de solutions de pilotage peut vous aider à évaluer les impacts potentiels des nouvelles règlementations sur votre parc immobilier et à prendre des mesures pour y faire face, et ainsi optimiser un maximum votre immobilier.

A savoir : s’équiper d’un logiciel de pilotage des consommations d’énergie sera obligatoire pour l’ensemble des bâtiments d’activités tertiaires au 1er janvier 2025, découvrez notre article à ce sujet :

Des nouvelles méthodes de travail comme vecteur de la digitalisation

L’adoption de nouvelles méthodes de travail comme le télétravail et le flex office a un impact significatif sur la digitalisation globale des entreprises, la fonction immobilière en est directement impactée.

Tout d’abord, ces méthodes de travail permettent aux employés de travailler de n’importe où, ce qui a pour conséquence de réduire la nécessité de se rendre physiquement dans un bureau. Cela a un effet direct sur la stratégie immobilière et nécessite l’usage d’outils agiles et performants pour optimiser au mieux l’occupation des locaux.

Au delà de la gestion effectives de l’occupation des locaux, seule l’utilisation de solution intégrées de pilotage de votre parc immobilier vous permettra d’identifier clairement les sources d’économies induites par ces nouvelles organisations.

La mise en place de KPI liant l’ensemble des données de votre parc vous permettra ainsi d’identifier les actifs en sous-occupation ou encore les actifs dont la rentabilité a baissé. Vous pourrez ainsi facilement orienter vos décisions et votre politique de gestion des espaces de travail.

En conclusion

Vous l’aurez compris, la digitalisation de la fonction immobilière est un enjeu majeur des prochaines années. Elle est source de réduction des coûts, réduit l’inertie des décisions et vous permet d’anticiper votre stratégie immobilière pour une optimisation au plus proche de vos besoins.

Chez GAC Real Estate Software nous sommes convaincus de l’importance de ce sujet et proposons la solution idéale pour engager la transformation de votre parc immobilier.

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