5 raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion de parc immobilier

L’immobilier est un poste de dépense important dans les comptes de résultats des entreprises. Ces dernières années, l’émergence des nouvelles méthodes de travail poussent les gestionnaires immobiliers à aller toujours plus loin dans l’optimisation de leurs actifs. Aujourd’hui, des logiciels de pilotage existent pour accompagner ces professionnels dans le contrôle et l’optimisation de leurs parcs.

Comment est structurée l’offre ?
A qui s’adressent ces logiciels ?
Pourquoi s’en équiper ?
Toutes les réponses à vos questions dans cet article !

Les différents types de logiciels de gestion de parc immobilier

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de bien faire la distinction entre des solutions logicielles dédiées aux professionnels de l’immobilier (agences immobilières, sociétés de conseil en immobilier) et les logiciels de gestion de parc immobilier d’entreprise. Nous nous focaliserons dans cet article sur ces derniers qui s’adressent aux gestionnaires immobiliers au sein des entreprises ou des collectivités.

La gestion d’un parc immobilier d’entreprise recouvre l’ensemble des sujets en lien avec la vie d’un portefeuille d’actif :

• Gestion juridique et financière
• Gestion des services généraux (ou Facility Management)
• Gestion de l’entretien et de la maintenance
• Gestion de la performance énergétique

Les besoins des gestionnaires immobiliers peuvent être variés en fonction de l’organisation et des compétences internes. Ainsi, l’offre logicielle est composée de produits généralistes couvrant l’ensemble des besoins et de produits spécialisés couvrant un besoin précis de la gestion de biens immobiliers.

Voici quelques appellations que vous retrouverez souvent lors de vos recherches de solution logicielles dédiées à l’immobilier d’entreprise :

• IWMS (pour Interactive Workspace Management System) : ces logiciels complets couvrent un spectre très large de fonctionnalités d’accompagnement. Leur complexité et leur coût les prédestinent souvent à des entreprises de grande taille et/ou dotées d’un parc immobilier important.
• FMAO ou Facility Management assisté par ordinateur : regroupe l’ensemble des logiciels de gestion dédiés au pilotage des fonctions de services généraux, ils permettent de gérer de nombreux aspects des équipements au sein des bâtiments et s’adressent à des entreprises ayant des enjeux organisationnels forts.
• GMAO ou Gestion de Maintenance assistée par ordinateur : comme son nom l’indique, cette catégorie regroupe l’ensemble des logiciels dédiés à la gestion de projets de maintenance et travaux. Ils permettent de gérer très précisément du simple changement d’ampoule jusqu’aux travaux de gros œuvre.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de parc immobilier ?

Les présentations sont faites, vous savez désormais que plusieurs choix s’offrent à vous mais encore faut-il identifier ses besoins !

L’immobilier étant en moyenne le 2ème poste de dépenses dans les entreprises après les salaires, il est stratégique d’optimiser au maximum la gestion de ses actifs immobilier.

Voici 5 raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion de parc immobilier :

1. Centraliser vos données

Au fur et à mesure que votre parc immobilier s’agrandit, les données et obligations à gérer augmentent également de manière exponentielle.

Pour peu que votre parc soit réparti au niveau régional voire national, la remontée de données de l’ensemble de vos actifs peut devenir un véritable casse-tête. Et quand une situation d’urgence se présente à vous, il devient critique de pouvoir consulter et trouver rapidement l’ensemble des données concernées.

Les logiciels de gestion de parc immobilier d’entreprise répondent à l’ensemble de ces problématiques en vous proposant de réunir dans un même portail l’ensemble des informations essentielles de votre parc :

• Inventaire de vos baux, contrats d’entretien, factures d’intervention,…
• Montants de loyer, échéances de bail, …
• Occupants, prestataires,…
• Plans, photos ou vidéos,…

L’information est disponible immédiatement, sans intermédiaire, et pour tous les utilisateurs. Vous pouvez réagir plus rapidement et plus efficacement !

2. Piloter l’évolution de son parc

La vie d’un parc immobilier est rythmée par des évènements réguliers :

Renouvellements de bail, interventions d’entretien d’équipement ou évolution des indices des loyers, quand votre parc s’agrandit et quand la règlementation évolue, c’est tout votre planning qu’il faut mettre à jour constamment pour ne manquer aucune échéance.

Pour vous accompagner dans ce suivi, les éditeurs de logiciels de gestion de parc immobilier vous proposent souvent des fonctionnalités de planification automatique ou d’alerte.

Certains logiciels vous proposent même de générer automatiquement ces alertes à partir des informations présentes sur le bail. Ainsi vous n’avez même plus besoin de paramétrer ces alertes, elles vous seront notifiées directement.

Rassurant et sécurisant !

3. Collaborer avec vos équipes

Les logiciels de gestion de parc immobilier distribués en mode SaaS (voir ci-dessous) donnent la part belle à la collaboration entre les membres de votre équipe.

Il est possible de choisir le périmètre d’accès aux fonctionnalités de l’application pour chacun de vos collaborateurs. C’est la garantie d’une remontée d’information sécurisée vers le gestionnaire du parc immobilier qui pourra ainsi se concentrer sur l’analyse et la prise de décision.

Cette collaboration rendue possible par le mode SaaS est renforcée par la centralisation de l’ensemble de votre documentation et informations de votre parc. Ainsi la continuité est assurée même si votre collaborateur est absent ou a quitté l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel en mode SaaS ?

Le SaaS ou « Software as a Service » (Logiciel en tant que service) utilise les possibilités offertes par le cloud pour proposer un logiciel accessible à la demande via un accès internet et un navigateur web.

Les avantages pour les utilisateurs sont nombreux :
– Accessible via un simple navigateur internet, à tout moment et même en déplacement et compatible avec n’importe quel système d’exploitation.
– Un travail collaboratif facilité par la création de profils utilisateur et un partage des données.
– Un fonctionnement par abonnement qui garantit d’avoir accès à l’ensemble des mises à jour et évolutions du logiciel de manière transparente.
– Des données sécurisées au niveau de l’éditeur par des spécialistes de la sécurité web.

4. Gagner du temps

En tant que directeur immobilier, gestionnaire de biens ou responsable immobilier de votre entreprise vous utilisez certainement au quotidien de multiples tables EXCEL pour gérer l’ensemble des informations de vos actifs.

Bien que polyvalents et pertinents dans le cadre de la gestion d’actifs, les tableurs classiques atteignent rapidement leurs limites. L’intégration des données demande des saisies manuelles, répétitives et parfois en doublons entre plusieurs fichiers. Qui dit intégration manuelle, dit potentiellement erreur et surtout perte de temps et d’énergie par rapport à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Concentrez-vous sur l’optimisation de votre parc immobilier en minimisant au maximum ces tâches chronophages.

5. Maîtriser le coût réel d’exploitation de votre parc

A mesure que votre parc immobilier se développe, la liste de vos charges et dépenses s’agrandit et se diversifie. Si bien qu’il devient parfois difficile de suivre et de concaténer l’ensemble de ces données pour obtenir une vision claire de la structure de coûts de son parc.

S’équiper d’un logiciel de gestion de parc immobilier, c’est s’inscrire dans une démarche d’optimisation de ses actifs immobiliers. Objectif : rentabilité !

Paramétrez en quelques secondes de nombreux indicateurs dynamiques générés automatiquement à partir des informations de vos sites, baux ou contrats. (Loyers, maintenance, contrats/services,…).

Vous obtenez ainsi une vision claire et en direct de votre parc et vous pouvez prendre des décisions éclairées pour l’optimiser.

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