Comment digitaliser au mieux la gestion d’actifs immobiliers de son entreprise
La gestion d’actifs immobiliers au sein des entreprises évolue rapidement grâce au numérique. La digitalisation de la gestion des actifs immobiliers est désormais indispensable pour optimiser au mieux son patrimoine. Que vous soyez propriétaire de biens immobiliers, locataire, ou que vous gériez un parc immobilier diversifié, ce guide est conçu pour vous donner les étapes pour amorcer cette digitalisation dans votre organisation.
Definitions
Gestion d’actifs immobiliers : Les définitions utiles
DEFINITION : Actif immobilier d’entreprise
Un actif immobilier fait référence à tout bien immobilier détenu ou utilisé par une entreprise dans le cadre de ses activités. Ces actifs immobiliers sont considérés comme des ressources essentielles pour le fonctionnement de l’entreprise et peuvent inclure différents types de propriétés et d’installations, tels que :
Les différents types d’actifs immobiliers
- Bureaux : Les locaux destinés aux activités administratives, de support ou opérationnelles de l’entreprise.
- Entrepôts et entrepôts logistiques : Les espaces de stockage et de distribution pour les biens et produits.
- Usines et installations industrielles : Les sites de production où les biens sont fabriqués ou assemblés.
- Centres commerciaux : Les espaces commerciaux utilisés par les détaillants pour vendre leurs produits.
- Terrains : Les parcelles de terrain détenues pour un usage futur ou pour des projets de développement.
- Hôtels et centres de villégiature : Les propriétés hôtelières utilisées dans l’industrie de l’accueil.
- Immeubles de bureaux locatifs : Les propriétés détenues par l’entreprise et louées à des tiers pour générer des revenus locatifs.
Ces actifs immobiliers peuvent être détenus en propriété directe par l’entreprise ou acquis sous forme de location à long terme. Dans les deux cas, ils sont considérés comme des éléments essentiels du bilan de l’entreprise et peuvent avoir un impact significatif sur ses résultats financiers, sa valeur nette et sa capacité à réaliser ses objectifs commerciaux.
La gestion efficace de l’immobilier d’entreprise est cruciale pour garantir une utilisation optimale de ses actifs et pour répondre aux besoins opérationnels et stratégiques de l’entreprise. La mise en place d’une direction immobilière peut être nécessaires pour optimiser la performance de ces actifs immobiliers et maximiser leur valeur pour l’entreprise.
DEFINITION : Direction immobilière
La « Direction immobilière » (ou « Direction de l’immobilier« ) est un département ou une fonction au sein d’une entreprise dont la principale responsabilité est la gestion et la supervision de tous les aspects liés aux actifs immobiliers de l’entreprise. Cette direction est souvent présente dans les grandes entreprises qui possèdent un portefeuille étendu d’actifs immobiliers ou qui ont des besoins spécifiques en matière de gestion de l’immobilier.
Les principales fonctions de la Direction immobilière comprennent :
- Gestion du portefeuille immobilier : La direction évalue, planifie et gère l’ensemble des actifs immobiliers détenus ou utilisés par l’entreprise. Cela peut inclure l’acquisition, la vente et la location de biens immobiliers, ainsi que la gestion des contrats de bail.
- Stratégie immobilière : La direction développe une stratégie globale en matière d’immobilier, alignée sur les objectifs commerciaux de l’entreprise. Cela peut inclure des décisions concernant l’expansion, la consolidation ou la réduction du portefeuille immobilier en fonction des besoins de l’entreprise.
- Gestion des projets immobiliers : La direction supervise la réalisation de projets de construction, de rénovation ou d’aménagement d’espaces immobiliers pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise.
- Gestion financière et budgétaire : La direction gère les aspects financiers de l’immobilier d’entreprise, y compris l’allocation budgétaire, le suivi des coûts, la gestion des dépenses et l’évaluation du rendement des investissements immobiliers.
- Gestion des risques immobiliers : La direction identifie et gère les risques associés aux actifs immobiliers de l’entreprise, tels que les risques liés à la conformité réglementaire, à la sécurité, aux assurances et aux responsabilités environnementales.
- Négociation de contrats : La direction est responsable des négociations avec les propriétaires, les bailleurs, les prestataires de services immobiliers et autres parties prenantes pour obtenir des conditions favorables et assurer une gestion efficace des actifs immobiliers.
- Conformité réglementaire : La direction s’assure que toutes les activités immobilières de l’entreprise sont conformes aux lois et réglementations locales, nationales et internationales.
La Direction immobilière joue un rôle essentiel dans l’optimisation de la valeur des actifs immobiliers, la réduction des coûts d’occupation, la gestion des risques et la contribution à la réalisation des objectifs globaux de l’entreprise. Cette fonction nécessite une expertise approfondie en gestion immobilière, en finance, en droit immobilier et en gestion de projets.
Les enjeux de la gestion d’actifs immobiliers
Les entreprises ne peuvent plus considérer la gestion de leurs actifs immobiliers comme un poste de coût secondaire. Depuis quelques années le marché de l’immobilier, les nouvelles méthodes de travail (flex office, télétravail,…) ainsi que la crise climatique et énergétique ont fait de l’immobilier le premier poste de coûts de l’entreprise.
Mesurer le coût réel de son portefeuille immobilier
Combien me coûte vraiment l’immobilier de mon entreprise ? C’est une question à laquelle les gestionnaires et directions immobilières sont confrontées tous les jours.
Consulter vos bilans annuels ne suffit plus. Vous devez intégrer de nouvelles variables pour être capables de mesurer le coût réel de votre parc immobilier.
Le coût de l’énergie, le taux d’occupation ou encore l’évolution prévue de vos loyers sont autant d’indicateurs que vous vous devez de suivre au quotidien.
Connaître l’état de son parc immobilier
Connaître le coût de son parc immobilier implique également de connaître l’état de vos actifs.
Que votre entreprise soit en forte croissance et que votre parc se développe rapidement ou au contraire que votre patrimoine soit ancien et vos actifs difficiles à inventorier, dans tous les cas, il est très complexe de maintenir une gestion claire et précise de son immobilier dans le temps.
Connaître l’état de vos actifs immobiliers est indispensable pour prendre les bonnes décisions.
Sécuriser la gestion de ses actifs immobiliers
Les risques liés à l’immobilier sont centraux dans la gestion globale de l’entreprise. Les directions immobilières, gestionnaires et services généraux se doivent de les réduire au maximum.
- Le risque de manquer les échéances critiques de vos baux ou contrats.
- La perte des documents indispensables à la gestion de vos biens.
- La perte de continuité de l’information au sein de vos équipes.
Anticiper ses futurs besoins
Les actifs immobiliers d’une entreprise sont liés intimement à son activité. Ainsi gérer un patrimoine immobilier revient à devoir connaître le passé, gérer le présent et anticiper le futur de son entreprise pour soutenir son développement.
Pour anticiper les futurs besoins de leur patrimoine, les entreprises peuvent s’appuyer sur la multitude de données à leur disposition.
Les domaines à maîtriser pour gérer au mieux son immobilier
La gestion des actifs immobiliers d’une entreprise nécessite une pluridisciplinarité et une rigueur quotidienne. Les différentes fonctions peuvent être gérées en internet ou externalisées. Dans tous les cas il est nécessaire d’optimiser l’ensemble de ces activités pour rentabiliser au mieux son patrimoine.
La gestion juridique des contrats et des baux
Quand une entreprise cherche à développer son activité et ses implantations, elle a très souvent recours à la location d’espace. Moins risqué que l’achat, la location est également plus flexible et permet, selon le type de bail signé, de conserver une certaine liberté.
Le bail est un contrat signé entre un preneur, le locataire et usager du bien, et un bailleur, le propriétaire ou l’entité mandatée pour la gestion du bien. Il existe de nombreux types de baux en fonction du type de bien et de l’usage qui en est fait.
Dans le cas d’un parc immobilier, la multiplication des actifs à gérer multiplie d’autant le nombre de baux et de contrats à classer, suivre et à piloter.
La gestion des équipements
La gestion des équipements joue un rôle crucial dans la gestion efficace des actifs immobiliers.
Les équipements peuvent intégrer les outils, les machines, les systèmes de chauffage, de ventilation, de climatisation, d’éclairage, d’ascenseurs, les systèmes de sécurité, les infrastructures de communication, et bien plus.
Les équipements impactent de nombreux aspects du fonctionnement de l’entreprise. Cela peut aller de la sécurité jusqu’au confort des personnes. Mais également la performance et la durabilité qui peuvent impacter les performances même de votre entreprise.
L’optimisation des coûts
L’immobilier est le 2ème poste de dépense des entreprises en France.
Il est donc primordial d’en maîtriser les coûts afin d’assurer la pérennité de son activité. Un actif immobilier est générateur de nombreuses dépenses qui peuvent être régulières et anticipées mais aussi imprévues ou consécutives d’un mauvais suivi.
Piloter ses consommations d’énergie
La conjoncture des crises géopolitiques et environnementale font de la maîtrise et la baisse de nos consommations énergétique le défi de la décennie.
A l’échelle d’un parc immobilier voire d’un actif immobilier, les leviers d’actions pour réduire les consommations impactent toute la chaîne de valeur.
Avec le déploiement du Décret tertiaire ou du décret BACS, la règlementation vient rendre obligatoire la maîtrise de ses consommations.
Vous ne maîtrisez pas tous ces domaines dans votre entreprise ? Pas de panique, la digitalisation de votre fonction immobilière peut être la solution.
Pourquoi digitaliser la gestion de ses actifs immobiliers
Digitaliser la gestion de ses actifs immobiliers permet aux gestionnaires et directions immobilières de faire face plus sereinement aux risques et aux défis qui se présentent à eux. La digitalisation est encore peu répandue et permet aujourd’hui de faire la différence pour rentabiliser au mieux son parc immobilier.
Gagner du temps au quotidien dans la gestion de son patrimoine
Lorsque l’on développe le parc immobilier de son entreprise, on multiplie également les documents, les contacts, les contrats ou encore les échéances à suivre. Il devient chronophage et couteux de suivre assidument tous ces éléments pour optimiser au maximum ses actifs.
En digitalisant la gestion de son patrimoine immobilier les gestionnaires peuvent ainsi gagner énormément de temps. Chaque information étant disponible en quelques clics il devient bien plus facile d’optimiser son parc, de négocier des baux ou des contrats ou encore de prendre des décisions éclairées.
Automatiser
La digitalisation des actifs immobiliers permet également aux gestionnaires d’automatiser un grand nombre de tâches régulières et parfois critiques.
En liant les baux et contrats à un planning digitalisé, les échéances de révision des loyers ou encore les échéances d’intervention pour de la maintenance peuvent être automatiquement remontées aux personnes concernées de votre organisation.
Collaborer
Lorsque l’on gère un parc immobilier dont les actifs sont répartis dans tout le pays voire à l’international, il est indispensable de faciliter au mieux la collaboration entre la direction immobilière du siège et les gestionnaires sur le terrain.
Digitaliser la gestion de son patrimoine permet de travailler sur une base de donnée unique. Ainsi toutes les équipes travaillent avec le même niveau d’information et les erreurs disparaissent.
Sécuriser ses données
Nous l’avons évoqué précédemment, utiliser un logiciel de gestion de parc immobilier permet de faciliter la circulation d’informations fiables et à jour dans toute l’organisation et à tous les acteurs du parc.
Cette circulation facilitée, souvent couplée à une gestion de la base de donnée en ligne dans le cloud permet de s’assurer que les informations du parc sont sécurisées. En effet, digitaliser son parc immobilier permet aux directions immobilières de travailler avec leurs équipes sans craindre une perte de données ou une mauvaise manipulation. Les sauvegardes régulières et la base de donnée unique font que l’information est sécurisée et toujours à jour pour prendre les bonnes décisions.
Suivre ses indicateurs de performance
Un autre avantage indiscutable de l’utilisation d’une solution de gestion de parc immobilier est la possibilité de mettre en place et de mesurer facilement des indicateurs de performances stratégiques.
Les données générées par les actifs immobiliers peuvent être traitées en continu par les logiciels qui peuvent alors proposer des indicateurs de performances très variés :
- Ratios de surfaces
- Evolution des coûts
- Consommations d’énergie
- Coûts d’occupation moyen
- etc…
S’équiper d’un logiciel pour gérer ses actifs immobiliers
Vous avez fait le choix de vous équiper d’une solution de gestion de parc immobilier d’entreprise, il faut désormais vous atteler à la sélection de LA solution adaptée à vos besoins.
Les différents types de logiciels de gestion immobilière
Les éditeurs de logiciels proposent des solutions de gestion de patrimoine immobiliers très variées et parfois très spécialisées.
En fonction de vos besoins vous pourrez être confronté à des appellations différentes :
- GMAO : (Pour Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) regroupe les solutions dédiées à la gestion des travaux et maintenance d’un parc immobilier.
- FMAO : (Facility Management assisté par Ordinateur) Catégorie de logiciels dédiée à l’optimisation des espaces de travail et à la rationalisation des processus de gestion de ces espaces.
- IWMS : (Integrated Workplace Management System) C’est le type de solution le plus généraliste qui accompagne les directions immobilières dans l’optimisation de l’ensemble des ressources liées de leur parc immobilier.
- Energy Management : L’ensemble des solutions dédiées au suivi et au contrôle des consommations énergétiques d’un portefeuille immobilier.
- Lease Management : Les logiciels d’inventaire et de classement des contrats et baux liés au parc immobilier de l’entreprise.
Pour faire le bon choix de solution vous pouvez définir un cahier des charges qui listera l’ensemble de vos besoins selon votre organisation et la composition de vos actifs immobiliers.
Les fonctionnalités indispensables
La liste des fonctionnalités des logiciels de gestion de parc immobilier peuvent être très longues dès lors que l’on y intègre la maintenance des équipements ou encore la gestion du quittancement. Néanmoins, nous pouvons établir une liste des fonctionnalités indispensables à toute solution de gestion d’actifs immobiliers d’entreprises :
- L’inventaire des sites
- La gestion des baux
- Les alertes
- Les connecteurs aux fournisseurs
- La gestion des équipements
- Les plans d’actions
- La gestion des accès par utilisateur
Choisir le meilleur logiciel adapté à vos besoins
Il est maintenant temps de choisir le logiciel dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre parc immobilier.
Un logiciel professionnel peut grandement simplifier votre travail, en automatisant de nombreuses tâches, en fournissant des informations précieuses et en améliorant l’efficacité globale de la gestion immobilière. Cependant, avec la multitude de logiciels disponibles sur le marché, choisir le meilleur pour votre entreprise peut être une tâche ardue. Voici quelques conseils à suivre pour vous assurer de choisir le bon logiciel.
1. Identifiez vos besoins spécifiques : Le premier pas crucial dans le choix d’un logiciel de gestion de parc immobilier est d’identifier vos besoins spécifiques. Quels sont les défis que votre entreprise rencontre dans la gestion de ses actifs immobiliers ? Est-ce la gestion des baux, la gestion documentaire, la maintenance ou encore le pilotage des consommations d’énergie ? Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est doté des fonctionnalités nécessaires pour répondre à ces besoins.
2. Intégrations : Vérifiez que le logiciel s’intègre facilement avec d’autres outils que votre entreprise utilise, tels que des logiciels de comptabilité ou vos fournisseurs d’énergie. Une intégration transparente peut simplifier considérablement le flux de travail et éviter des tâches de double saisie fastidieuses.
3. Facilité d’utilisation : Optez pour un logiciel convivial et simple d’utilisation, car il sera utilisé par de nombreux profils au sein de votre entreprise. Une interface intuitive réduit la courbe d’apprentissage et maximise l’efficacité de l’équipe et donc le retour sur investissement.
4. Personnalisation : Chaque portefeuille immobilier est unique et vos besoins dépendent fortement de votre organisation ou de l’activité de votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel permette la personnalisation des champs de données, des indicateurs de suivi de performance et des plans d’actions pour s’adapter aux spécificités de vos actifs immobiliers.
5. Sécurité : Les données liées à vos actifs immobiliers peuvent être critiques. La sécurité de la base de donnée est donc primordiale. Choisissez un logiciel qui propose des garanties et des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les données sensibles de votre entreprise et de vos locataires.
6. Réputation du fournisseur : Faites des recherches approfondies sur le fournisseur du logiciel. Consultez les avis clients en ligne et demandez des références pour évaluer la réputation et la satisfaction générale du fournisseur.
7. Coûts : Enfin, évaluez les coûts totaux du logiciel, y compris les frais d’abonnement, les coûts de mise en œuvre, les frais de formation et les éventuels coûts cachés. Assurez-vous de bien anticiper la phase de déploiement du logiciel qui peut durer plusieurs mois selon la complexité de votre parc immobilier et votre organisation.
En conclusion, choisir le meilleur logiciel de gestion de parc immobilier d’entreprise adapté à vos besoins est essentiel. C’est un projet qui doit être mûrement réfléchi et dont les critères de retour sur investissements doivent être définis en amont.
En identifiant vos besoins spécifiques, en recherchant des fonctionnalités clés, en priorisant l’intégration et la sécurité, vous pouvez prendre une décision éclairée pour optimiser la gestion de vos actifs immobiliers. La gestion des actifs immobiliers peut être simplifiée et améliorée grâce à un logiciel de qualité, ce qui vous permettra d’optimiser vos opérations immobilières et de maximiser la rentabilité de vos investissements.