« Avec GAC Res, tout est centralisé dans un seul endroit : on sait où aller chercher l’information et surtout, tout le monde peut y accéder facilement. Nous avons par exemple recensé l’ensemble de nos équipements, les contrôles obligatoires sont suivis avec des notifications et nos contrats ne risquent plus d’être reconduits automatiquement grâce aux alertes. »
Loïc Magnanon, Directeur des systèmes d’information chez Prévifrance
L’essentiel à retenir 🎯
Avec un parc immobilier composé de plus de 50 sites dans 20 départements, Prévifrance faisait face à une gestion immobilière fragmentée, reposant sur des fichiers Excel et dossiers dispersés. Pour gagner du temps, de l’efficacité et une meilleure visibilité, l’entreprise a choisi de s’équiper du logiciel de gestion de parc immobilier GAC Res.
Résultats clés :
- Vision globale et structurée du parc
- Meilleure accessibilité de l’information pour les équipes
- Suivi plus rigoureux des obligations réglementaires et contrats
- Gain d’efficacité opérationnelle au quotidien
Présentation de Prévifrance et du parc immobilier
Prévifrance est une mutuelle spécialisée en complémentaire santé présente aujourd’hui dans 20 départements. L’entreprise possède un parc immobilier d’environ 50 sites (bureaux et agences) répartis dans le Grand Sud-Ouest, avec une organisation centralisée à Toulouse.
Plusieurs services interviennent dans la gestion immobilière chez Prévifrance : les moyens généraux, la direction administrative & financière, les équipes travaux & maintenance, ainsi que les collaborateurs charge de la gestion documentaire et contractuelle.
Le défi de Prévifrance : passer d’une logique en silo à une logique collective dans son pilotage
Avant de digitaliser son parc immobilier, Prévifrance a longtemps reposé sur des outils hétérogènes, qui sont pratiques individuellement mais s’avèrent rapidement limitants dans un pilotage global :
- Multiplication des fichiers Excel
- Documents stockés dans différents dossiers ou boîtes email
- Informations difficilement accessibles en cas d’absence d’un collaborateur
- Manque de visibilité globale sur les équipements et les obligations réglementaires
Loïc Magnanon, Directeur des systèmes d’information chez Prévifrance, explique : « Il y avait des fichiers un peu partout. Il suffisait qu’une personne soit absente pour avoir des difficultés à retrouver l’information. Les sinistres, par exemple, étaient très compliqués à suivre, avec des documents mélangés et peu de visibilité sur l’avancement de leur gestion. »
Par ailleurs, la gestion des contrats manquait de fiabilité, avec un risque d’oublier des échéances de résiliation et une difficulté à suivre les dates clés.
Face à ce besoin de centralisation, l’entreprise, déjà adepte de la solution GAC Car Fleet, a opté pour le logiciel GAC Res.
GAC Res : la centralisation des données immobilières comme levier d’efficacité partagée
Pour Prévifrance, la centralisation avec GAC Res n’est pas une simple fonctionnalité : c’est une transformation de son mode d’organisation. Cela transparaît dans la nouvelle manière dont l’entreprise aborde désormais les différents volets de la gestion du parc immobilier.
Une meilleure maîtrise des obligations et des équipements
GAC Res permet à Prévifrance de :
- Recenser les équipements par site
- Suivre les contrôles réglementaires avec des alertes
- Avoir une meilleure visibilité sur les installations
Un pilotage plus fiable des contrats
Grâce à l’intégration des contrats dans GAC Res, Prévifrance peut :
- Suivre les dates de début, fin et préavis
- Compter sur les alertes automatiques
- Réduire le risque de reconduction automatique non souhaitée
Un gain d’efficacité au quotidien
Même si l’outil n’accélère pas directement la prise de décision aujourd’hui, il améliore nettement l’efficacité du pilotage immobilier :
- Vision globale et structurée des sites et des indicateurs
- Accès rapide à l’information
- Meilleure autonomie des équipes
- Des pratiques harmonisées et un processus clair
« Comme nos fichiers étaient éparpillés, le déploiement a été plutôt laborieux. Il a fallu récupérer et consolider des données dispersées mais nous avons été bien accompagnés, avec des échanges riches qui nous ont permis d’avancer et de structurer progressivement notre utilisation. Aujourd’hui, la centralisation des données a clairement changé nos pratiques : nous sommes tous en capacité de récupérer une info parce qu’on sait où aller. » Loïc Magnanon, Directeur des systèmes d’information chez Prévifrance