Le groupe Martin Belaysoud pilote sa stratégie immobilière avec GAC Res

« Avant GAC Res, nous gérions nos baux sur des fichiers Excel et avons manqué une échéance de bail pour une sortie triennale, dont le préavis était de 9 mois. Nous avons alors dû supporter les frais de location pour 3 années supplémentaires : cela nous a coûté 192k€. »

Nelly Bernard, Responsable maintenance immobilière

Présentation du groupe Martin Belaysoud et du parc immobilier

Spécialisé dans la distribution professionnelle dans le bâtiment et l’industrie depuis bientôt 200 ans, le groupe Martin Belaysoud couvre aujourd’hui 245 sites sur l’ensemble du territoire français – magasins, showrooms, bureaux, ateliers, plateformes logistiques. Fédérant 8 filiales françaises spécialisées par métier et marché, cet acteur majeur de la distribution professionnelle voit son chiffre d’affaires en progression de 35% depuis ces 5 dernières années, notamment grâce à la croissance externe.

6 services sont au pilotage du parc immobilier du groupe : service immobilier, service juridique, service comptable, service qualité, moyens généraux et service informatique.

Le défi de Martin Belaysoud : passer d’une gestion artisanale à un pilotage stratégique du parc

Avant GAC Res, l’ensemble du patrimoine du groupe Martin Belaysoud était géré manuellement.

Nelly Bernard, Responsable Maintenance Immobilière de Martin Belaysoud, explique : « Avant d’avoir un outil numérique, les sites et les loyers étaient gérés artisanalement sur Excel, tandis que le suivi des échéances était réalisé chaque mois avec l’envoi d’alertes par e-mail aux différentes directions pour connaître leur position (sortie ou poursuite des baux). »

Ce fonctionnement présentait plusieurs risques, dont le groupe avait conscience : 

• Erreurs de saisie
• Données obsolètes
• Absence d’historique
• Dispersion de l’information entre plusieurs fichiers et acteurs
• Prise de décision tardive, engendrant des surcoûts

Sans données consolidées, impossible pour l’entreprise de procéder à une analyse statistique et à un pilotage global. Alors, dans une volonté de disposer d’historiques fiables et d’indicateurs pertinents (prix au m², charges moyennes, évolution des coûts), le groupe Martin Belaysoud a opté pour le logiciel GAC Res. 

Le choix de GAC Res a été motivé par : 

• L’étendue de ses fonctionnalités, avec inventaire et statuts des biens, traçabilité des baux, contrats, équipements et fournisseurs, suivi de la maintenance et des coûts associés, suivi des consommations, révision des loyers et contrôle des charges, alertes automatiques, indicateurs de performance
• La co-construction utilisateur-éditeur, offrant à Martin Belaysoud la possibilité de prendre part aux évolutions de l’outil afin qu’il réponde aux cas d’usage métier
• La relation de confiance avec GAC Software, déjà prestataire pour le groupe à travers le logiciel de gestion de flotte automobile, GAC Car Fleet.

« Avec GAC Res, nous pilotons notre parc immobilier de façon plus professionnelle, avec une meilleure connaissance de nos sites et une recherche plus rapide des informations. Le logiciel représente un vrai gain de temps, notamment avec les alertes qui tombent directement par email. »

– Nelly Bernard, Responsable Maintenance Immobilière de Martin Belaysoud

GAC Res : un outil d’anticipation et une garantie de conformité

2 fonctionnalités du logiciel GAC Res sont rapidement devenues incontournables pour le groupe Martin Belaysoud : d’une part, les alertes et, d’autre part, le module de gestion des contrôles réglementaires. Au quotidien, différents services de Martin Belaysoud utilisent GAC Res : 

📜 Le service juridique

Il s’appuie sur GAC Res pour le suivi de la vie des baux : création des baux et avenants, gestion des informations relatives aux bailleurs, pilotage des alertes contractuelles. L’outil est en effet devenu essentiel pour le pilotage des alertes triennales des baux, celles-ci pouvant avoir un impact particulièrement lourd et nécessitant un suivi rigoureux.

🏢 Le service immobilier 

Il assure le suivi opérationnel du patrimoine du groupe à travers le logiciel, qui permet notamment de suivre les travaux, contrôles et vérifications réglementaires ainsi que l’ensemble des équipements rattachés aux sites.

🧾 Le service comptable 

Il procède à la gestion des renouvellements de loyers en s’appuyant sur les calculs automatiques de GAC Res en fonction des indices choisis. La comptabilité se réfère également à l’outil pour suivre les garanties et leurs réévaluations, et pour détailler les charges prévisionnelles.

 ☑️ Le service qualité 

Il centralise dans GAC Res l’ensemble des documents utiles en cas d’inspection du travail ou d’audit (exercices d’évacuation, audits sécurité et énergétiques, plans de prévention).

☎️ Les moyens généraux 

Ils recensent dans GAC Res l’ensemble des : 

• Contrats liés aux agences (nettoyage, gestion des déchets, énergies, vidéosurveillance…)
• Équipements (chariots de manutention, défibrillateurs, compteurs d’énergie, machines-outils)
• Informations d’identification des agences (informations légales des sociétés, coordonnées, responsables d’agence, code établissement)

🖥️ Le service informatique 

Il centralise et sécurise dans GAC Res les plans techniques et DOE.

Avec différents services impactés et plusieurs connecteurs complexes à développer, le déploiement du logiciel au sein du groupe Martin Belaysoud a pu progresser efficacement grâce à une coopération constructive entre les équipes internes du groupe et les chefs de projet GAC Software. 

« Nous avons une vision claire de notre patrimoine avec GAC Res et les indicateurs précis dans le logiciel. Nous avons aussi gagné en sérénité dans la gestion des baux grâce aux alertes récurrentes : les échéances sont anticipées et notre stratégie immobilière mieux planifiée. »

– Nelly Bernard, Responsable Maintenance Immobilière de Martin Belaysoud

Piloter 5 000 contrôles réglementaires sans faille : comment Martin Belaysoud maîtrise le risque à grande échelle avec GAC Res

Le groupe Martin Belaysoud reçoit environ 5 000 rapports de contrôles réglementaires par an, qui génèrent autant d’actions à suivre, tracer et clôturer. Un oubli peut entraîner des conséquences parfois graves pour l’entreprise : accident engageant sa responsabilité, faute inexcusable, coûts financier et médiatique, …

GAC Res permet à Martin Belaysoud de : 

• Centraliser les rapports réglementaires 
• Structurer les plans d’action 
• Assurer la traçabilité 
• Sécuriser le suivi réglementaire dans le temps

La digitalisation de la gestion du parc immobilier a apporté des bénéfices clairs au groupe Martin Belaysoud, notamment sur le volet conformité réglementaire. 

• Gain de temps : plus besoin de collecter les documents auprès de plusieurs services
• Données consolidées : les informations sont complètes et fiabilisées en cas d’audit
• Conformité assurée : les étapes de levée des contrôles sont centralisées, indépendantes des personnes et accompagnées de rappels automatisés.

« Lors d’un incident sensible, où une porte s’est refermée sur un client, nous avons dû démontrer que notre responsabilité n’était pas engagée.

Grâce à la centralisation de nos données réglementaires dans GAC Res, nous avons pu justifier rapidement que les vérifications obligatoires étaient complètes et à jour, et qu’aucune observation n’avait été émise lors du dernier contrôle de la porte. Cette traçabilité fournie par l’outil nous a évité d’importants surcoûts, un défaut d’entretien ou de conformité pouvant entraîner une hausse des primes, des exclusions de garanties, voire un refus de prise en charge du sinistre.

Globalement, le suivi des contrôles réglementaires et des baux est beaucoup plus précis avec GAC Res. Cela demande une organisation rigoureuse, mais l’outil nous permet une vision plus fine et nous permet d’anticiper et fiabiliser nos analyses. »

– Nelly Bernard, Responsable Maintenance Immobilière de Martin Belaysoud

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